eFaxとAIでPDFを作って送るには？バーチャルオフィスで始めるFAX実務

バーチャルオフィスで起業する際、取引先から「書類はFAXで送ってください」と言われると、FAX機まで購入すべきか迷うことがあります。相手がメール添付のPDFを受け付けるなら、その方法で足りる場合もあります。まずは必要な送付方法を確認しましょう。

FAXが必要な場合は、AIで原稿のたたき台を作り、文書ソフトでPDFにして、インターネットFAXのeFaxから送る方法があります。本記事は、この手順を自分で確認しながら進めたい方向けの実務ガイドです。

運営者の西貴史もeFaxを利用し、便利だと感じています。ただし、具体的な時間短縮や費用削減を測定した紹介ではありません。利用量と必要機能に合わせて検討してください。

住所・作業場所・FAX番号を分けて準備する

eFaxの番号を取得しても、事業用住所や法人登記が用意できるわけではありません。住所を検討中なら、バーチャルオフィス検索で所在地・住所用途・郵便受取の条件を整理してください。

AIで原稿を作り、PDFをeFaxで送る6つの手順

1．相手の指定を確認する

送付先の会社名・担当者、FAX番号、指定書式、締切、必要な添付資料を確認します。メールPDFで受け付けてもらえる場合は、FAX契約を増やさず済むか検討してください。

2．AIには必要な範囲の情報だけで下書きを頼む

初めは取引先名や個人情報を仮の記号に置き換え、送付状や案内文の構成を作ります。顧客情報、契約書、本人確認書類などを入力する場合は、自社の運用ルールとAIサービスのデータ取扱条件を先に確認してください。

FAX送付状の下書きを作ってください。宛先は［会社名・担当者］、差出人は［会社名・氏名］、用件は［用件］、添付資料は［資料名］です。日付、金額、枚数は推測せず、未入力の項目は［要確認］としてください。簡潔で丁寧な文章にしてください。

3．人が内容を確定し、文書ソフトでPDFにする

生成された文章をWordやGoogleドキュメントなどに移し、正式な宛先・日付・連絡先・添付枚数を入れて校正します。その後、使っているソフトのPDF保存・書き出し機能を利用します。AIにPDF作成を依頼した場合も、出力された実ファイルを必ず開いて確認してください。

4．PDFの全ページを確認する

文字化け、見切れ、空白ページ、細かすぎる文字がないか確認します。金額・日付・会社名・口座情報などは原資料と照合します。FAXで読めるよう、色だけで意味を区別する表現は避け、文字を十分な大きさにしてください。

5．eFaxの公式手順で添付・送信する

eFaxはPDFなどのファイルをメールに添付してFAX送信できます。宛先の形式は国番号などを含むため、公式の送信手順に従って設定してください。メール本文がカバーシートになる点も確認します。送信直前に、相手から案内された番号と宛先をもう一度照合しましょう。

この記事の手順では、AIは下書き作成の補助です。AIに文章を作らせただけでFAX送信まで完了するわけではありません。PDFの確認、添付、送信操作、結果確認までを行います。

6．送信結果と送ったPDFを保存する

送信操作後は完了・失敗の結果を確認します。送信記録、送付先、日時、送ったPDFをまとめて保存すると、問い合わせへの対応がしやすくなります。送信完了と、相手の担当者が内容を確認したことは別です。重要な書類は必要に応じて到着も確認しましょう。

受信したFAXもPDFで確認できる

eFaxで受信したFAXは、PDFの添付ファイルとしてメールで確認できます。AIで要点を整理する場合も、扱ってよい情報かを判断してから利用し、数字や期限はPDF原本と照合します。AIの要約だけで支払い・契約・返信内容を確定しない運用が大切です。

料金と利用開始条件を確認する

2026年10月7日にeFax公式料金ページで確認した料金は次のとおりです。申込時には最新条件を確認してください。

各プランは毎月、送信150ページ・受信150ページまでがそれぞれ含まれ、超過分は1ページ11円（税込）と案内されています。送信ページ数の計算には通信時間60秒を基準とする条件があるため、紙の枚数と請求上のページ数が一致しない場合があります。国際送信は別途料金を確認してください。

申込みには本人・住所確認があり、必要書類の提出と承認を経て利用開始となります。住所確認の郵送物もあるため、バーチャルオフィスの住所だけで必ず手続きできるとは考えず、申込主体に応じた書類・住所の条件をeFaxへ確認してください。公式には最短1〜2営業日との案内がありますが、希望日に必ず開始できる保証ではありません。

FAXが必要な業務だけに、小さく導入する

まずは1か月の送受信量、相手が指定する送付方法、必要な開始日を書き出しましょう。メールPDFで足りる業務はそのまま、FAXが継続して必要な業務はeFaxなどを比較する、という分け方なら無駄な準備を減らせます。

eFaxの料金・申込条件を確認する

eFaxへのリンクは、現時点では通常の公式案内リンクです。

参照した公式情報

• eFax：料金と利用開始手順
• eFax：FAXを送信する
• eFax：インターネットFAXの基本