バーチャルオフィスにおいて、FAXは意外にも重要な役割を果たしています。特に起業家や個人事業主にとって、ビジネスの効率化を図るためには、FAXを利用することが欠かせません。しかし、ペーパーレス化が進む中で、FAXの必要性について悩む方も多いでしょう。本記事では、バーチャルオフィスのFAX代行サービスの種類や選び方、注意点を徹底的に解説します。これにより、業務効率化を目指すあなたに最適なFAXサービスを見つける手助けをします。

バーチャルオフィスにFAXは必要？意外と重要なFAXの役割

デジタル化が進む2025年の今、メールやチャットツールが主流のコミュニケーション手段となっていますが、意外にもFAXはビジネスの現場で重要な役割を担い続けています。特に契約書や請求書など、正式な書類のやり取りでは今なおFAXが使われるケースが多く、バーチャルオフィスを利用する起業家や個人事業主にとって、FAX代行サービスは業務効率化に欠かせない要素となっています。

バーチャルオフィスにおけるFAXの重要性と役割

バーチャルオフィスでは物理的なオフィスを持たない分、効率的なコミュニケーション手段の確保が不可欠です。FAXは依然として多くのビジネスシーンで使われており、次のような理由から重要な役割を果たしています。

FAXが重要な理由具体的なシーンバーチャルオフィスでの解決法法的文書の取り扱い契約書、請求書、発注書などの送受信FAX代行サービスでデジタル化して管理従来型企業との取引官公庁や大企業など、FAXを好む組織との取引専用FAX番号で対応し、ビジネスチャンスを逃さない緊急連絡の対応システム障害時や災害時のバックアップ手段24時間受信可能なFAX代行で機会損失を防止手書きサインが必要な場面サインや捺印が必要な書類の送受信デジタル署名との併用で効率化セキュリティ要件特定の業界（医療・金融など）の情報管理セキュリティ対策が施されたFAXサービスを選択

特に2025年現在では、電子契約の普及は進んでいるものの、業界や企業規模によってはFAXを主要な通信手段としているケースも依然として多く、バーチャルオフィスでのFAX対応は取引先との円滑なコミュニケーションに不可欠です。

バーチャルオフィスFAX代行サービスの主要3タイプ

バーチャルオフィスで提供されるFAX代行サービスは、大きく3つのタイプに分けられます。それぞれの特徴と適したユーザー像を比較しました。

FAXが重要な理由	具体的なシーン	バーチャルオフィスでの解決法
法的文書の取り扱い	契約書、請求書、発注書などの送受信	FAX代行サービスでデジタル化して管理
従来型企業との取引	官公庁や大企業など、FAXを好む組織との取引	専用FAX番号で対応し、ビジネスチャンスを逃さない
緊急連絡の対応	システム障害時や災害時のバックアップ手段	24時間受信可能なFAX代行で機会損失を防止
手書きサインが必要な場面	サインや捺印が必要な書類の送受信	デジタル署名との併用で効率化
セキュリティ要件	特定の業界（医療・金融など）の情報管理	セキュリティ対策が施されたFAXサービスを選択

【2025年最新】主要バーチャルオフィスFAX代行サービス比較表

2025年3月時点での主要バーチャルオフィスFAX代行サービスを徹底比較しました。各サービスの特徴と料金プランを確認してください。

サービス名	月額料金	FAXタイプ	転送方法	通信料金
レゾナンス	550円（共用） 1,100円（専用）	共用FAX、専用FAX	メール	受信: 10円/枚 送信: 100円/枚
METSバーチャルオフィス	1,080円（専用）	専用FAX	メール	受信: 0円 送信: 8円/3分
ユナイテッドオフィス	4,000円～（基本プランに含む） 1,650円（専用）	共用FAX、専用FAX	メール	受信: 0円 送信: 100円/枚
ワンストップビジネスセンター	9,790円～（基本プランに含む） 3,300円（専用）	共用FAX、専用FAX	メール	受信: 0円 送信: 33円/枚

FAX代行サービスには他にもございますので自分に合ったサービスを選びましょう。

料金プラン	FAX受信転送方法	保存期間	特徴・強み	おすすめユーザー
・共有：月額980円 ・専用：月額2,980円 ・インターネット：1,500円+従量	・メール ・クラウド保存 ・LINE通知	3ヶ月	・AI-OCR搭載で文字認識精度が高い ・LINEで即時確認可能 ・電子署名連携	テクノロジー活用に積極的な起業家
・共有：月額500円 ・専用：月額3,000円〜	・メール ・アプリ転送	1ヶ月	・低コスト ・シンプルな操作性 ・24時間サポート	予算を抑えたい個人事業主
・共有：バーチャルオフィス契約者無料 ・専用：月額5,000円〜	・メール ・専用ポータル	6ヶ月	・世界共通システム ・多言語対応 ・海外FAX受信可能	グローバル展開する事業者
・インターネットFAX： 月額980円〜2,980円+従量	・クラウド一元管理 ・API連携	無期限	・基幹システム連携 ・自動振り分け機能 ・高度なセキュリティ	ITシステム連携を重視する企業
・専用：月額8,000円〜	・暗号化メール ・専用回線	5年	・HIPAA準拠 ・医療特化セキュリティ ・監査ログ保存	医療・介護関連事業者

活用事例：業種別バーチャルオフィスFAX代行サービス活用法

各業種によって最適なFAX代行サービスの活用法は異なります。以下の事例を参考にしてください。

業種	事例	活用ポイント	選んだサービスタイプ
IT・Web制作	山田さん（35歳）は個人でWeb制作業を営んでいます。取引先からの発注書や修正指示をFAXで受け取ることが多く、外出先でも確認できるサービスを求めていました。	・スマホアプリで即時確認 ・クラウド保存で履歴管理 ・APIでプロジェクト管理ツールと連携	インターネットFAXタイプ
会計事務所	佐藤税理士事務所は、クライアントからの資料をFAXで受け取ることが頻繁にあります。多数のクライアントからの情報を適切に管理する必要がありました。	・専用番号でクライアント別管理 ・高度なセキュリティ対策 ・長期保存機能	専用FAXタイプ
小売業	鈴木さん（42歳）は小さな雑貨店を経営しています。仕入先からの在庫情報や発注書のやり取りに時々FAXを使用します。	・低コストプラン ・シンプルな操作性 ・基本的な受信機能のみ	共有FAXタイプ
医療関連	健康サポート株式会社は、医療機関との情報のやり取りが多く、患者情報を含むFAXを頻繁に受信します。	・HIPAA準拠のセキュリティ ・監査ログ保存 ・データ暗号化	医療特化型専用FAXタイプ
不動産業	田中不動産は、契約書や重要書類の送受信が業務の中心です。物件情報や契約書を迅速に処理する必要があります。	・電子署名連携 ・OCR機能で内容検索 ・保存期間の長さ	専用FAX＋クラウド連携タイプ

成功事例：FAX代行サービスで業務改革を実現した企業

バーチャルオフィスのFAX代行サービスを活用して業務効率化に成功した事例を紹介します。

事例1：受注業務の効率化に成功した通販会社

企業概要： オーガニック食品の通販業を営む「ナチュラルフーズ株式会社」（従業員5名）

課題：

• 注文の約30%がFAXで届き、処理に時間がかかっていた
• FAX受信のために社員が事務所に常駐する必要があった
• 深夜や週末の注文に対応できなかった

導入サービス： インターネットFAXタイプ（OCR機能付き）

成果：

• FAX受注を自動でデータ化し、受注管理システムと連携
• 24時間受注が可能となり、売上が15%向上
• リモート勤務が可能になり、社員の働き方改革を実現
• 紙の保管スペースとコストを削減

「FAX代行サービスの導入により、場所と時間に縛られない働き方が可能になりました。特にOCR機能により受注データの入力作業がなくなり、その時間を営業活動に充てられるようになったことが売上向上につながっています」（同社代表取締役）

事例2：セキュリティ強化に成功した調剤薬局

企業概要： 在宅医療サービスに力を入れる「ケアファーマシー」（薬剤師3名、スタッフ2名）

課題：

• 処方箋と患者情報のFAX受信にセキュリティリスクがあった
• 紙の処方箋管理に手間とコストがかかっていた
• 在宅医療の拡大に伴い、外出先での情報確認ニーズが高まっていた

導入サービス： 医療特化型専用FAXサービス

成果：

• 暗号化通信による情報セキュリティの確保
• スマートフォンでの安全な情報確認が可能に
• 電子カルテとの連携により業務効率が50%向上
• 法定保存期間に対応した長期保存システムを実現

「医療情報の取り扱いには細心の注意が必要ですが、専用のFAXサービスを導入したことで、セキュリティを確保しながら業務効率化を実現できました。特に在宅医療の現場で患者情報にアクセスできるようになり、サービス品質が大きく向上しました」（薬局長）

FAX代行サービス選びで失敗しないためのチェックポイント

失敗しないFAX代行サービス選びのために、以下のポイントを契約前に必ずチェックしましょう。

チェック項目	具体的な確認ポイント	注意点
料金体系	・月額基本料は？ ・受信可能枚数は？ ・超過料金は？ ・最低契約期間は？	受信枚数が想定より多い場合、追加料金が高額になることも
機能性	・受信通知方法は？ ・ファイル形式は？ ・OCR機能はあるか？ ・検索機能はあるか？	自社の業務フローに合った機能があるか確認
セキュリティ	・暗号化方式は？ ・アクセス制限機能は？ ・ログ管理は？ ・第三者認証は？	業種によっては特定の基準を満たす必要がある
サポート体制	・問い合わせ方法は？ ・対応時間は？ ・日本語対応は？ ・緊急時の対応は？	導入初期や障害時のサポート体制は重要
連携性	・メールサービスとの連携は？ ・社内システムとの連携は？ ・APIは提供されるか？	既存業務システムとの連携可否で効率が大きく変わる
スケーラビリティ	・プラン変更の容易さは？ ・追加番号取得は可能か？ ・ユーザー追加方法は？	事業拡大に合わせて拡張できるか確認
故障・障害対応	・障害時の代替手段は？ ・データバックアップ体制は？	システム障害時の業務継続性を確認
解約条件	・解約手続きの方法は？ ・違約金は発生するか？ ・データの取り扱いは？	条件が合わない場合の撤退シナリオも考慮

【専門家のアドバイス】業種別におすすめのFAX代行サービスタイプ

ITコンサルタントの高橋氏によると、業種ごとに適したFAX代行サービスの選び方には特徴があります。以下を参考に選びましょう。

業種・業態	おすすめのサービスタイプ	理由
医療・介護系	専用FAX（医療特化型）	・患者情報など機密性の高い情報を扱う ・長期保存義務への対応 ・セキュリティ基準の厳格さ
法律・会計事務所	専用FAX（高セキュリティ型）	・顧客の機密情報を扱う ・正確性と証拠性が求められる ・業務ごとの分類管理が必要
小売・サービス業	共有FAXまたはインターネットFAX	・コストパフォーマンスを重視 ・シンプルな機能で十分 ・発注や問い合わせ対応が中心
ITサービス・Web制作	インターネットFAX（API連携型）	・システム連携による自動化 ・クラウドサービスとの親和性 ・モバイルワークとの相性
製造業・卸売業	専用FAX（大容量対応型）	・大量の発注書・注文書の処理 ・取引先との信頼関係維持 ・業務システムとの連携
不動産・建設業	専用FAX（電子署名連携型）	・契約書類の頻繁なやり取り ・図面など大判書類への対応 ・法的証拠としての保存
フリーランス全般	インターネットFAX（低コスト型）	・初期費用と固定費の抑制 ・柔軟な働き方への対応 ・シンプルな操作性

「FAX代行サービスの選択は、単なるコスト比較ではなく、業務プロセス全体の中での位置づけを考慮することが重要です。特に機密情報を扱う業種では、コストよりもセキュリティ機能を優先すべきでしょう」（高橋氏）

よくある質問（FAQ）

バーチャルオフィスのFAXサービスは実際のFAX機と比べてどのようなメリットがありますか？

コスト削減（機器購入・維持費不要）、場所を取らない、24時間受信可能、紙の保管が不要、外出先でも確認可能、データ化による検索性向上などのメリットがあります。

FAXの受信をメールで転送するとセキュリティ上の問題はないのでしょうか？

一般的な転送はTLS暗号化されますが、特に機密性の高い情報を扱う場合は、エンドツーエンド暗号化や専用ポータルでの閲覧など、より高度なセキュリティ対策のあるサービスを選ぶべきです。業種によっては法的要件を満たす必要もあります。

FAXサービスの料金はどのように決まりますか？

基本料金と従量課金の組み合わせが一般的です。基本料金には受信可能枚数の制限があり、超過すると追加料金が発生します。また、専用番号の有無、保存期間、セキュリティレベルなどによっても料金は変動します。

既存のFAX番号をバーチャルオフィスのFAXサービスに移行できますか？

多くのサービスでFAX番号ポータビリティ（番号の引き継ぎ）に対応しています。ただし、事業者によって対応可否や手続きの複雑さ、費用が異なりますので、事前に確認が必要です。

海外からのFAX受信も可能ですか？

基本的には可能ですが、サービスによって国際FAXへの対応状況が異なります。特にグローバルビジネスを展開している場合は、国際FAXに対応したサービスを選ぶことをお勧めします。

受信したFAXの保存期間はどのくらいですか？

サービスによって異なりますが、1週間〜無期限まで様々です。法的要件がある業種（医療・金融など）は、必要な保存期間を満たすサービスを選ぶ必要があります。多くのサービスでは追加料金で保存期間を延長できます。

最適なFAX代行サービス選びが業務効率化の鍵

デジタル化が進む現代においても、FAXはビジネスコミュニケーションの重要な一部です。特にバーチャルオフィスを利用する起業家や個人事業主にとって、FAX代行サービスは業務効率化とコスト削減を両立させる強力なツールとなります。

自社の業種、FAX利用頻度、予算、セキュリティ要件などを総合的に考慮し、最適なサービスを選択することで、ペーパーレス化と業務効率化を同時に実現しましょう。今回紹介した比較表や選定ポイントを参考に、あなたのビジネスに最適なFAX代行サービスを見つけてください。

トレンドは常に変化していますが、2025年現在でもFAXは多くの業界でスタンダードな通信手段として使われています。バーチャルオフィスの活用とFAX代行サービスの導入で、効率的かつ現代的なビジネス環境を構築しましょう。

適切なFAX代行サービスの選択は、単なる通信手段の選択ではなく、業務プロセス全体の効率化と現代化につながる重要な経営判断です。